Szanowni Państwo!
25 maja 2018 roku we wszystkich krajach należących do Unii Europejskiej zacznie być stosowane Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniu dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – „RODO”)
RODO dotyczy wszystkich podmiotów na terenie UE, które gromadzą, przetwarzają i wykorzystują dane osobowe osób fizycznych do celów swojej działalności. Należą do nich również wszystkie Wspólnoty Mieszkaniowe.
Każda wspólnota jest administratorem danych osobowych. Na administratora danych osobowych nałożone są obowiązki związane z ochroną danych osobowych.
W związku z tym uprzejmie prosimy o wypełnienie formularza zatytułowanego „Oświadczenie członka Wspólnoty Mieszkaniowej o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych”.
Oświadczenia znajdą się w skrzynkach pocztowych lokalu, skrzynkach poczty elektronicznej i w tym miejscu:OŚWIADCZENIE rodo
Zgoda umożliwi prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji Ustawy o własności lokali i innych aktów prawnych, prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej mającej na celu aktualizację informacji, przesyłania druków administracyjnych i formularzy oraz łatwiejszą obsługę i realizację zadań dotyczących spraw nieruchomości wspólnej i właścicieli lokali.
Jednocześnie informujemy, iż zadania związane z przetwarzaniem danych osobowych, pełnić będzie firma zarządzająca Inter – EJ S.C (Podmiot przetwarzający) na podstawie zawartej ze Wspólnotą Mieszkaniową (Administratorem), pisemnej umowy, zgodnie z regulacją art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – „UODO”.
Dodatkowo w celu ochrony danych właścicieli wprowadzone zostało hasło telefoniczne znajdujące się na powiadomieniach w lewym, górnym rogu. 
Szczegółowa specyfikacja celów przetwarzania danych osobowych w Wspólnocie.
1. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji Ustawy o własności lokali, m.in.:
a) przekazywanie materiałów na zebranie w tym zaproszenie/zawiadomienie, projekty uchwał i dokumenty dodatkowe;
udzielanie pełnomocnictw do reprezentacji na zebraniu i we wspólnocie,
b) przekazywanie wszelkich dokumentów związanych z głosowaniem uchwał, tj. dystrybucja kart i list do głosowania, przesyłanie
materiałów związanych z prowadzonym głosowaniem i podejmowanie czynności związanych z głosowaniem, przesyłanie
zawiadomień o stanie głosowanych i/lub podjętych uchwał oraz treści uchwał,
c) przekazywanie zawiadomień o terminach spotkań z Zarządem oraz dystrybucja materiałów związanych ze spotkaniem oraz
dotyczących ich postanowień i realizacji; protokoły i notatki ze spotkań Wspólnoty/Zarządów,
d) przekazywanie informacji dotyczących realizacji działań wynikających z obowiązujących uchwał i decyzji Zarządu,
e) przekazywanie informacji wynikających z dokumentów księgowych jak również samych dokumentów – zawiadomień, kartotek,
rozliczeń mediów, sald, itp.
2. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji obowiązujących aktów prawnych innych niż Ustawa o własności lokali –
Prawo budowlane, Rozporządzenie Min. Gospodarki w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych
Infrastruktury , Ustawa o rachunkowości, in.) m.in.:
a) przekazywanie informacji dotyczące liczby osób zamieszkałych w lokalu na potrzeby składanych deklaracji „śmieciowych” i
podatkowych,
b) przekazywanie oraz składanie informacji wymaganych w umowach związanych z procesem zabezpieczenia roszczeń
wynikających z praw rękojmi (umowy cesji praw) oraz ewentualnego postępowania sądowego wszczętego w przedmiotowej
sprawie na podstawie odrębnie podjętych uchwał Wspólnoty,
c) prowadzenia działań windykacyjnych (upomnienia, wezwania do zapłaty), pozwy sądowe/sprawy sądowe, wezwanie do
zapłaty, potwierdzenie salda; rozliczenia mediów i inne dokumenty księgowe,
d) przekazywanie informacji o terminach przeglądów i kontroli, wymianie urządzeń pomiarowych oraz informacji dotyczących
wniosków z ich wykonania lub indywidualnych wezwań do ich realizacji i innych zaleceń,
3. Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej mającej na celu aktualizację informacji oraz łatwiejszą obsługę i
realizację spraw dotyczących Właścicieli m.in.:
a) przesyłanie informacji o naruszeniu zapisów obowiązujących uchwał,
b) przesyłanie informacji dotyczących bieżących spraw osiedlowych np. możliwości kontaktu z firmami obsługującymi osiedle, zbieraniu ofert, prowadzeniu przeglądów i napraw, możliwości i trybie zgłaszaniu usterek, ogłoszeń o wykonywaniu prac bieżących na terenie osiedla, awariach, zmianie kodów, programowania pilotów, planowanych przerwach i awariach w dostawie mediów, decyzji administracyjnych, konieczności
udostępniania części wspólnych do wyłącznego korzystania w tym komórek, miejsc garażowych na czas prowadzonych prac np.
usuwania usterek/wad,
c) prowadzenie ankiet/sondaży oraz zbieranie opinii w sprawach dotyczących Wspólnoty,
d) przesyłanie informacji lokalnych np. z urzędu dzielnicy/miasta
4. Przesyłanie druków i formularzy administracyjnych, m.in w celu:
a) aktualizacji danych kontaktowych,
b) wyrażenia zgody na przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną (mail, sms in.),
c) zgłaszania usterek i nieprawidłowości,
d) udzielenia pełnomocnictwa
Dodatkowo uprzejmie informujemy, że od dnia 25 maja 2018 roku będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Wspólnotę Mieszkaniową:
Każdą z wyrażonych zgód można wycofać w dowolnym momencie. Dla celów dowodowych Wspólnota prosi o wycofanie zgody w formie pisemnej na adres zarządcy (INTER-EJ ul. Jacka Kaczmarskiego 27 02-697 Warszawa) lub elektronicznej (wiadomość email na adres biuro@inter-ej.waw.pl).
Ma Pani/Pan prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych.
Ma Pani/Pan prawo do przenoszenia danych, obejmujące uprawnienie do otrzymania danych i przesłania ich innemu administratorowi lub do żądania, w razie możliwości technicznych, przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne
Załączamy ulotkę RODO wydaną przez Ministerstwo Cyfryzacji: 7_przykazań_RODO_dla_obywatela